Регламент передачи проекта от уходящего онлайн-ассистента новому ассистенту внутри команды
📑 Передача проекта осуществляется в течение 4-5 рабочих дней до последнего рабочего дня увольняющегося ассистента.
📑 Увольняющийся ассистент полностью передает всю необходимую информацию и обеспечивает плавный переход без необходимости вовлечения предпринимателя.
📑 Увольняющийся ассистент выходит из всех рабочих систем и чатов только после полной передачи проекта.
Этапы передачи проекта
➡️Подготовка документации
Увольняющийся ассистент готовит и передает новому ассистенту следующий документ:
– Общее описание проекта:
– Цель проекта и его основные задачи.
– Отчет в Google-таблице, а также актуальные/регулярные задачи с подробным описанием и ссылками на документы, файлы и переписки по важным вопросам.
– Инструкции по работе с важными файлами и платформами.
– Контакты сотрудников/коллег, если они могут понадобиться в будущем.
– Логины и пароли.
Шаблон регламента
➡️Передача доступов
1.Увольняющийся ассистент передает новому ассистенту все необходимые доступы:
– Корпоративная почта (если используется).
– CRM-системы (Битрикс, ПланФикс, Asana).
– Чаты в мессенджерах (Telegram, WhatsApp).
– Google Drive и другие облачные хранилища.
– Рабочие таблицы и документы.
2.Новый ассистент проверяет:
– Работоспособность всех учетных записей.
– Наличие всех прав доступа (редактирование, загрузка файлов, назначение задач).
➡️Ознакомительная встреча и передача знаний
1.Формат передачи информации:
– Онлайн-встреча (Zoom, Google Meet, Telegram-звонок) или письменная передача инструкций.
– Разбор ключевых процессов и нюансов проекта.
– Ответы на вопросы нового ассистента.
2.Демонстрация работы:
– Увольняющийся ассистент показывает выполнение 1-2 ключевых задач в режиме реального времени.
– Разбираются возможные проблемы и их решения.
– Если нужно, фиксируются короткие инструкции.
3. Создание списка возможных вопросов:
– Новый ассистент записывает основные моменты, которые могут потребовать уточнения.
– Увольняющийся ассистент отвечает на них перед уходом.
➡️Контроль и проверка нового ассистента
Новый ассистент выполняет задачи, направляет увольняющемуся ассистенту на проверку и только после утверждения направляет предпринимателю в чат
➡️Финализация передачи проекта
✔️Документация передана (описание проекта, процессы, контакты, инструкции).
✔️Все доступы переданы и проверены, новый ассистент ознакомился с проектом.
✔️Проведена встреча по передаче знаний.
✔️Новый ассистент протестировал работу и подтвердил готовность.
После завершения этих этапов увольняющийся ассистент полностью выходит из всех рабочих инструментов и завершает свою работу по проекту.
Если Вы также завершаете сотрудничество с LLAMAS вместе с завершением проекта, то переходите в отдел HR и следуем их указаниям:
• Предоставить видео, подтверждающее выход из всех аккаунтов и чата gpt.
•Подписание документа.
1.Увольняющийся ассистент передает новому ассистенту все необходимые доступы:
– Корпоративная почта (если используется).
– CRM-системы (Битрикс, ПланФикс, Asana).
– Чаты в мессенджерах (Telegram, WhatsApp).
– Google Drive и другие облачные хранилища.
– Рабочие таблицы и документы.
2.Новый ассистент проверяет:
– Работоспособность всех учетных записей.
– Наличие всех прав доступа (редактирование, загрузка файлов, назначение задач).
➡️Ознакомительная встреча и передача знаний
1.Формат передачи информации:
– Онлайн-встреча (Zoom, Google Meet, Telegram-звонок) или письменная передача инструкций.
– Разбор ключевых процессов и нюансов проекта.
– Ответы на вопросы нового ассистента.
2.Демонстрация работы:
– Увольняющийся ассистент показывает выполнение 1-2 ключевых задач в режиме реального времени.
– Разбираются возможные проблемы и их решения.
– Если нужно, фиксируются короткие инструкции.
3. Создание списка возможных вопросов:
– Новый ассистент записывает основные моменты, которые могут потребовать уточнения.
– Увольняющийся ассистент отвечает на них перед уходом.
➡️Контроль и проверка нового ассистента
Новый ассистент выполняет задачи, направляет увольняющемуся ассистенту на проверку и только после утверждения направляет предпринимателю в чат
➡️Финализация передачи проекта
✔️Документация передана (описание проекта, процессы, контакты, инструкции).
✔️Все доступы переданы и проверены, новый ассистент ознакомился с проектом.
✔️Проведена встреча по передаче знаний.
✔️Новый ассистент протестировал работу и подтвердил готовность.
После завершения этих этапов увольняющийся ассистент полностью выходит из всех рабочих инструментов и завершает свою работу по проекту.
Если Вы также завершаете сотрудничество с LLAMAS вместе с завершением проекта, то переходите в отдел HR и следуем их указаниям:
• Предоставить видео, подтверждающее выход из всех аккаунтов и чата gpt.
•Подписание документа.
Регламент передачи данных при завершении сотрудничества по проекту
➡️Подготовка итоговой документации
Ассистент должен создать и передать руководителю (нашей компании) документ с ключевой информацией:
– Общее описание проекта:
– Цель проекта и его основные задачи.
– Отчет в Google-таблице, а также актуальные/регулярные задачи с подробным описанием и ссылками на документы, файлы и переписки по важным вопросам.
– Инструкции по работе с важными файлами и платформами.
– Контакты сотрудников/коллег, если они могут понадобиться в будущем.
– Логины и пароли.
Шаблон регламента
➡️Передача доступов и архивация данных
– Передать доступы в структурированном виде.
– Убедиться, что предприниматель или ответственное лицо смогли войти в нужные системы.
– Закрепить за ним права владельца в рабочих файлах.
– Чтобы не потерялась важная переписка (например, в WhatsApp), сделайте экспорт чатов. Так всё сохранится, даже если выйдете из аккаунта.
➡️Финализация работы.
– Не оставляйте незавершенные задачи — если что-то нельзя выполнить, внесите в отчет с пояснением.
– В крайний день важно поблагодарить предпринимателя. Пример:
«Спасибо за совместную работу, *имя*! Мне было комфортно и интересно быть частью проекта. Желаю Вам развития и удачи на следующих этапах!»
– Выход из рабочих чатов.
– Передать доступы в структурированном виде.
– Убедиться, что предприниматель или ответственное лицо смогли войти в нужные системы.
– Закрепить за ним права владельца в рабочих файлах.
– Чтобы не потерялась важная переписка (например, в WhatsApp), сделайте экспорт чатов. Так всё сохранится, даже если выйдете из аккаунта.
➡️Финализация работы.
– Не оставляйте незавершенные задачи — если что-то нельзя выполнить, внесите в отчет с пояснением.
– В крайний день важно поблагодарить предпринимателя. Пример:
«Спасибо за совместную работу, *имя*! Мне было комфортно и интересно быть частью проекта. Желаю Вам развития и удачи на следующих этапах!»
– Выход из рабочих чатов.
Дополнение. Отделу ОКА LLAMAS необходимо направить:
– регламент работы по проекту — шаблон регламента.
– Корректно заполненный гугл отчет по проекту.
Работа со отделом ОКА завершена по итогу проверки регламента и гугл отчета!
– регламент работы по проекту — шаблон регламента.
– Корректно заполненный гугл отчет по проекту.
Работа со отделом ОКА завершена по итогу проверки регламента и гугл отчета!
Если Вы также завершаете сотрудничество с LLAMAS вместе с завершением проекта, то переходите в отдел HR и следуем их указаниям:
• Предоставить видео, подтверждающее выход из всех аккаунтов и чата gpt.
•Подписание документа.
*запрещенная на территории РФ соц.сеть